Первичные учетные документы, равно как и регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерская отчетность подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых профильной комиссией учреждения в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Такие правила установлены положениями Закона № 402-ФЗ об бухгалтерском учете и Стандарта "Концептуальные основы ..." (Письмо Минфина России от 13 ноября 2020 г. № 02-07-10/99509).
Это значит, что в отношении любого объекта бухгалтерского учета документы, являющиеся обоснованием корректности формирования по ним показателей регистров бухгалтерского учета – величины активов, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета, – должны быть у учреждения в наличии. Иными словами, наличие бухгалтерской записи в учете при отсутствии первичного учетного документа недопустимо. Кстати, ревизоры Казначейства регулярно фиксируют подобные нарушения при проверках. И если выяснится, что какие-то первичные документы утрачены, учреждение должно принять меры по их восстановлению.
А вот правовых оснований для принятия решения о признании нереальной ко взысканию задолженности по причине утраты первичных учетных документов нет! Дебиторская задолженность признается сомнительной/ нереальной ко взысканию, если у учреждения отсутствует уверенность по поступлению в обозримом будущем денежных средств или их эквивалентов в ее погашение, в отношении такой задолженности не соблюдаются требования о соответствии ее критериям признания актива. Только в этом случае такая задолженность может быть списана на забалансовый счет 04 на основании соответствующего решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов.
Источник: Система ГАРАНТ